{"id":402,"date":"2022-12-23T12:08:58","date_gmt":"2022-12-23T12:08:58","guid":{"rendered":"https:\/\/www.grupolanave.com\/informacion\/?p=402"},"modified":"2022-12-23T12:08:59","modified_gmt":"2022-12-23T12:08:59","slug":"como-organizar-los-documentos-en-la-oficina","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.grupolanave.com\/informacion\/como-organizar-los-documentos-en-la-oficina\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo organizar los documentos en la oficina"},"content":{"rendered":"\n<p>\u00bfSabes&nbsp;<strong>c\u00f3mo organizar los documentos en la oficina<\/strong>&nbsp;cuando se trata del formato f\u00edsico? Muchas empresas, y tambi\u00e9n trabajadores que se emplean desde casa o son aut\u00f3nomos, necesitan estar almacenando constantemente&nbsp;<strong>archivos, documentos y material de oficina<\/strong>. Hoy te ofrecemos algunos consejos sobre c\u00f3mo organizar un archivo y cu\u00e1nto tiempo hay que guardar los documentos particulares.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Por qu\u00e9 debes mantener organizados los documentos de tu oficina<\/h2>\n\n\n\n<p>Una buena gesti\u00f3n documental y de archivos ofrece m\u00faltiples beneficios. Soluciona problemas comunes, como la p\u00e9rdida de documentos y de tiempo productivo laboral. Con ella, conseguir\u00e1s&nbsp;<strong>ahorrar tiempo, dinero y espacio.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Mantener un archivo correctamente ordenado y referenciado facilita la localizaci\u00f3n por parte de los trabajadores. Esto va ligado a una&nbsp;<strong>mayor eficiencia en el trabajo realizado<\/strong>, pues la b\u00fasqueda se realiza de manera m\u00e1s r\u00e1pida. Esta idea implica tanto la gesti\u00f3n documental f\u00edsica como a la virtual, en documentos en la nube o servidores.<\/p>\n\n\n\n<p>Cuando archivos y documentos est\u00e1n bien tratados y localizados en su parcela correspondiente, se puede adem\u00e1s establecer una&nbsp;<strong>colaboraci\u00f3n m\u00e1s cercana entre los departamentos<\/strong>&nbsp;<strong>de una empresa,<\/strong>&nbsp;lo que facilita la comunicaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Finalmente, un buen sistema de tratamiento de estos archivos es sin\u00f3nimo de mejor trazabilidad,&nbsp;<strong>sabr\u00e1s hasta cu\u00e1ndo tienes que conservar documentos antiguos<\/strong>&nbsp;y podr\u00e1s deshacerte de ellos para liberar espacio una vez ya hayan dejado de ser \u00fatiles.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Claves para organizar los documentos de una oficina<\/h2>\n\n\n\n<p>Una vez conocemos la importancia de organizar documentos, ya sea en la oficina en casa o a nivel de empresa, conviene incidir en consejos para mantener ese buen tratamiento de los archivos. Las siguientes recomendaciones te ser\u00e1n de utilidad para&nbsp;<strong>hallar de manera r\u00e1pida todo aquello que quieres encontrar y necesitas conservar.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Elige bien el sistema de organizaci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n<p>La regla de oro para organizar los documentos es que cuanto menos se toque el papel mejor. De este modo, habr\u00e1 menos opciones de que se coloque en un lugar inadecuado o se pierda. Esto obliga a elegir un criterio de clasificaci\u00f3n. Existen muchos:&nbsp;<strong>por cliente, por a\u00f1o o por periodos de tiempo espec\u00edficos, por categor\u00eda<\/strong>&nbsp;(finanzas, asuntos jur\u00eddicos) o&nbsp;<strong>por tipo de documento<\/strong>&nbsp;(contrato, facturas, informes, planes de ejecuci\u00f3n\u2026).<\/p>\n\n\n\n<p>Deber\u00e1s escoger&nbsp;<strong>el que mejor se adapte a tus necesidades<\/strong>, pero teniendo en cuenta que&nbsp;<strong>el mejor sistema es el que te ayuda a encontrar los documentos de manera m\u00e1s r\u00e1pida<\/strong>. A su vez, todos los documentos f\u00edsicos deben tener su igual en formato digital, siguiendo este mismo esquema.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Organiza \u00e1rea a \u00e1rea<\/h3>\n\n\n\n<p>Es posible que en la empresa todos&nbsp;<strong>los documentos est\u00e9n esparcidos en distintos lugares<\/strong>, un armario por aqu\u00ed, un estante por all\u00e1, una caja con informes y dosieres, pilas de papeles con contratos, archivos digitales\u2026<\/p>\n\n\n\n<p>Esto puede resultar abrumador, tanto a nivel de empresa como para un simple empleado que trabaja en casa, o incluso para un estudiante con sus apuntes. La soluci\u00f3n a esto pasa&nbsp;<strong>por ir espacio a espacio conociendo qu\u00e9 documentos hay, cu\u00e1les se deben conservar y seguir alg\u00fan sistema de clasificaci\u00f3n<\/strong>&nbsp;ya citado anteriormente. Por cierto, no olvides mantener el orden y saber que, si tienes que consultar alg\u00fan archivo, te tocar\u00e1 devolverlo a su lugar tras finalizar el uso.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">\u00bfSabes ya de qu\u00e9 documentos puedes deshacerte?<\/h3>\n\n\n\n<p>Cuando un archivo en papel, o digital, ya no te sea \u00fatil, no lo mantengas. No siempre se sabe en qu\u00e9 momento vas a tener que consultar ciertos documentos, pero&nbsp;<strong>no tengas miedo a liberarte de espacio y estr\u00e9s.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p><strong>Los requisitos que determinan esa utilidad a nivel documental pasan por la tipolog\u00eda del archivo<\/strong>. Si se trata de documentos de car\u00e1cter m\u00e1s personal, o que sirven para fijar alguna fecha, lo mejor es digitalizarlos, que aunque el espacio digital tambi\u00e9n es limitado, siempre va a suponer menos quebraderos de cabeza.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Alquila un trastero o un minialmac\u00e9n<\/h3>\n\n\n\n<p>Esta es una soluci\u00f3n cada vez m\u00e1s habitual entre muchas empresas y emprendedores.&nbsp;<strong>En<\/strong>&nbsp;<strong>Grupo La Nave,&nbsp;<\/strong>te ofrecemos instalaciones de este tipo que est\u00e1n completamente habilitadas para este uso.<\/p>\n\n\n\n<p>Son&nbsp;<strong>espacios totalmente adaptables, con diferentes horquillas de tama\u00f1o<\/strong>, y que tienen como ventaja la seguridad total de que&nbsp;<strong>los documentos est\u00e1n en perfecto estado. Nuestros espacios son accesibles las 24 horas del d\u00eda y los 365 d\u00edas al a\u00f1o<\/strong>, pero solo para los clientes. Las&nbsp;<strong>c\u00e1maras de vigilancia 24 horas y los sistemas de detecci\u00f3n de incendios<\/strong>&nbsp;alertan de posibles intentos de robo o situaciones de peligro.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Mant\u00e9n el espacio de trabajo totalmente despejado<\/h3>\n\n\n\n<p>Este consejo es v\u00e1lido tanto para almacenar documentos f\u00edsicos como virtuales. En el caso de estos \u00faltimos, tu ordenador es tu principal herramienta de trabajo, y el fondo de escritorio es la interfaz que m\u00e1s acostumbras a usar.<\/p>\n\n\n\n<p>Es habitual que&nbsp;<strong>se vayan acumulando archivos, carpetas, documentos, programas y&nbsp;<em>apps<\/em>&nbsp;de manera totalmente descontrolada<\/strong>, lo que acaba restando sensaci\u00f3n de orden a ese espacio. Esto ocurre porque no se le encuentra un hueco adecuado en el propio equipo.<\/p>\n\n\n\n<p>Deja en el escritorio solo las carpetas necesarias y guarda en ellas los documentos sueltos, pero siempre&nbsp;<strong>siguiendo un orden, un criterio de clasificaci\u00f3n bien seleccionado<\/strong>. Este consejo lo puedes trasladar perfectamente a tu espacio f\u00edsico, de modo que solo tengas sobre la mesa aquello que vayas a utilizar en tu d\u00eda a d\u00eda.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">El inventario, el documento de los documentos al que no puedes renunciar<\/h3>\n\n\n\n<p>La \u00faltima propuesta para mantener el orden es tener&nbsp;<strong>un inventario<\/strong>. Esto supone incluir un documento m\u00e1s, desde luego, pero&nbsp;<strong>es muy apropiado para saber, por ejemplo, cu\u00e1nto tiempo tienes que conservar un documento.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Este punto lo puedes conseguir con&nbsp;<strong>una hoja de c\u00e1lculo o con una base de datos,&nbsp;<\/strong>todo ello en formato digital, en el que tengas anotado&nbsp;<strong>el lugar de almacenamiento de los archivos y el criterio de clasificaci\u00f3n<\/strong>&nbsp;tanto para los documentos f\u00edsicos como para los digitales.<\/p>\n\n\n\n<p>Ahora ya sabes&nbsp;<strong>c\u00f3mo organizar documentos en la oficina<\/strong>. No importa si es a nivel empresarial o simplemente en casa, en tu espacio de trabajo. Tampoco importa si son archivos en papel o digitales; el orden y un buen control de clasificaci\u00f3n te ayudar\u00e1n a ser m\u00e1s productivo en tus jornadas laborales.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00bfSabes&nbsp;c\u00f3mo organizar los documentos en la oficina&nbsp;cuando se trata del formato f\u00edsico? Muchas empresas, y tambi\u00e9n trabajadores que se emplean desde casa o son aut\u00f3nomos, necesitan estar almacenando constantemente&nbsp;archivos, documentos y material de oficina. Hoy te ofrecemos algunos consejos sobre c\u00f3mo organizar un archivo y cu\u00e1nto tiempo hay que guardar los documentos particulares. 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